Absenzen¶
1. Rechtsgrundlagen¶
- BGS 414.164 - Absenzenordnung für die kantonalen Gymnasien, die Fachmittelschule und die Wirtschaftsmittelschule (AO)
- Online (noch nicht aktualisiert): BGS 414.164 - Absenzenordnung für die kantonalen Gymnasien, die Fachmittelschule und die Wirtschaftsmittelschule (AO)
- Ausführungsbestimmungen Absenzordnung KS Rotkreuz
2. Begriffe¶
Vorhersehbare Absenzen sind im Voraus bekannte, planbare Abwesenheiten, etwa aufgrund von Arzt- oder Behördenterminen. Unvorhersehbare Absenzen treten ungeplant auf, typischerweise infolge von Krankheit oder Unfall.
Schülerinnen und Schüler tragen sämtliche Absenzen auf schulNetz selbst ein - sowohl vorhersehbare als auch unvorhersehbare.
3. Fristen¶
Sämtliche Fristen pausieren während der Schulferien.
4. Vorhersehbare Absenzen¶
4.1 Gesuch für vorhersehbare Absenzen¶
Vorhersehbare Absenzen sind möglichst frühzeitig, spätestens aber 14 Tage vor Beginn der geplanten Absenz mit Begründung zu beantragen und von den Eltern zu bestätigen.
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Für Absenzen, die länger als 3 Tage dauern oder die an Ferien anschliessen, ist die Schulleitung zuständig. Solche Absenzen werden beantragt, indem ein schriftlich begründetes Gesuch per Mail beim zuständigen Schulleitungsmitglied eingereicht wird. Falls der Urlaub bewilligt wird, übernimmt die Schuladministration das Eintragen und bewilligen der Absenz in schulNetz. Wird der Antrag abgelehnt, erfolgt eine schriftliche Rückmeldung mit Begründung an die Schülerin oder den Schüler, die Erziehungsberechtigten und die Klassenlehrperson.
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Für Vorhersehbare Absenzen bis zu 3 Tagen, die nicht an Ferien anschliessen ist die Klassenlehperson zuständig. Solche Absenzen werden beantragt, indem sie direkt in schulNetz erfasst werden. Es ist eine detaillierte Begründung im Kommentarfeld erforderlich.
4.2 Erfassen der Absenzen durch Schülerinnen und Schüler¶
Zum Erfassen einer Absenz wird unter Absenzen → Urlaubsantrag erfassen das Plus angeklickt (grüne Markierungen). Auch unvorhersehbare Absenzen werden auf diese Weise mit "Urlaubsantrag erfassen" eingetragen.
Es öffnet sich ein Fenster, mit dem der Urlaub beantragt wird. Als Grund kann nur "Urlaub" ausgewählt werden, im Kommentarfeld (gelb markiert) können aber weitere Angaben gemacht werden. In diesem Feld muss die Absenz detailliert begründet werden. Wenn die Absenz nicht einen ganzen Tag betrifft, muss die genaue Uhrzeit (z.B. von "13:30" bis "14:15") eingetragen werden.
Sobald der Eintrag erfasst ist, erscheint er in der Absenzenliste.
Neu: Sobald die Absenz erfasst ist, erhalten die Eltern eine Email mit einem Link, auf dem sie das Urlaubsgesuch bestätigen können. Siehe unten, Elektronischer Absenzenprozess Erziehungsberechtigte (EAE)
Die Schülerin oder der Schüler sieht bei den Absenzeneinträgen, ob die Bestätigung durch ihre Erziehungsberechtigten erfolgt ist. Bei Bedarf können sie ihre Erziehungsberechtigten aus schulNetz per Mail an die Bestätigung erinnern. Erst mit der Bestätigung durch die Erziehungsberechtigten gilt das Gesuch als eingereicht. Bei volljährigen Schülerinnen und Schülern entfällt dieser Schritt.
Durch Anklicken der Editieren-Schaltfläche kann der Antrag bearbeitet werden. Nach dem Bearbeiten erhalten die Erziehungsberechtigten erneut einen Link zum Bestätigen der Absenz.
Bestätigung per Formular statt elektronisch
Statt die Absenz online zu bestätigen, können die Erziehungsberechtigen auch ein Absenzformular ausfüllen. Dieses kann nach dem Eintragen der Absenz durch Anklicken der drei Punkte links (rot eingekreist) heruntergeladen werden.
Schülerinnen und Schüler können die Validierung durch ihre Erziehungsberechtigten auf ihrer Startseite mitverfolgen und einen erneuten Mailversand auslösen:
4.3 Elektronischer Absenzenprozess Erziehungsberechtigte (EAE)¶
Durch diesen Prozess können Erziehungsberechtigte Absenzen direkt elektronisch validieren. Sie haben dazu gemäss Ausführungbestimmungen 5 Arbeitstage Zeit.
Wenn eine Schüler:in eine Absenz in schulNetz erfasst oder wenn eine Klassenlehrperson die Absenzen einer Schüler:in verarbeitet, erhalten seine/ihre Erziehungsberechtigten eine E-Mail mit einem Link:
Debugging: Bedingungen für den E-Mail-Versand
Eine E-Mail-Benachrichtigung an die Erziehungsberechtigten wird in folgenden Fällen ausgelöst:
- Automatisch:
- Eine Schülerin oder ein Schüler erfasst eine neue Absenz
- Eine Schülerin oder ein Schüler editiert bei einer eigenen Absenz Grund, Datum und/oder Zeiten
- Manuell:
- Eine Schülerin oder ein Schüler stösst den Versand manuell an, über die Startseite
- Eine Klassenlehrperson oder Absenzadmins stossen den Versand manuell an, über die Absenzverwaltung
Damit der Mail-Versand erfolgt, müssen folgende Bedingungen erfüllt sein:
- Mailadresse muss vorhanden sein
- Erziehungsberechtigten-Zusatzadresse muss auf «Vertrauliche Informationen = Ja» stehen
- Da an der KS Rotkreuz für die Bestätiung 2FA aktiviert ist, muss eine E-Mailadresse und Mobiltelefonnummer der Erziehungsberechtigten hinterlegt sein
- Der Versand ist für die Schülerin oder den Schüler nicht unterdrückt (Schalter auf SuS-Formular)
- Falls konfiguriert, wird die Volljährigkeit von SuS ignoriert
Validierung
Durch das Anklicken des Links öffnen sich folgende Seiten:
Sofern bereits bearbeitet (ggf. durch anderes Elternteil) ist eine erneute Validierung nicht mehr möglich
Die Klassenlehrperson bearbeitet die Absenz erst nach der Visierung durch die Eltern und prüft erst dann, ob die Bedigungen für eine Genehmigung vorliegen (siehe unten). Eine Unterschrift der Eltern garantiert daher nicht, dass eine Absenz bewilligt wird.
Statusmeldung bei Schüler:innen und Klassenlehrpersonen
Falls die Eltern die Absenz noch nicht bearbeitet haben, erscheint bei der Klassenlehrperson und der Schülerin / dem Schüler der Status "Offen", nach einer Bewilligung ist der Status "Bestätigt" und bei einer Ablehnung "Abgelehnt".
4.4 Bearbeitung der Absenz während der Lektion durch die Fachlehrperson¶
Bestätigung der vorerfassten Absenzen¶
Die Fachlehrperson bestätigt die tatsächliche Abwesenheit in der Regel unter Absenzen → Absenzmeldungen zu Beginn der entsprechenden Lektion, spätestens jedoch innerhalb von zwei Tagen.
Fachlehrpersonen sollten im Normalfall keine Absenzen mehr erfassen müssen, da diese bereits durch die Schülerin oder die Schuladministration vorerfasst werden. In diesem Fall erscheint in der Ansicht der Fachlehrperson eine Meldung und die entsprechenden Felder sind orange markiert.
Erfassen einer Absenz während der Lektion¶
Falls für einen abwesenden Schüler noch keine Absenzerfassung vorliegt, kann die Fachlehrpersonen hier eine Absenzmeldung erfassen (Haken setzen und speichern). In der Unterauswahl unten Links kann der Kurs, für welchen die Absenzmeldung erfasst werden soll, ausgewählt werden. Ist für eine Schülerin oder einen Schüler am gleichen Tag bereits eine Absenzmeldung in einem anderen Kurs erfasst, wird dies ebenfalls angezeigt, in diesem Fall durch eine rote Markierung.
Auf dieser Seite können auch Verspätungen erfasst werden (in Minuten). Weiter kann markiert werden, ob in dieser Lektion eine Prüfung geschrieben wurde.
Manuelle Erfassung von Absenzen durch Lehrpersonen
Die manuelle Erfassung einer Absenzmeldung erfolgt über die Manuelle Erfassung (Link unten links).
Dies erlaubt z.B. auch dann eine Eingabe, wenn eine Unterrichtseinheit nicht Teil des Stundenplans einer Lehrperson ist, oder wenn der Unterricht ausserhalb des gewohnten Zeitrasters stattfindet, z.B. bei einem Theaterbesuch. Eine manuell erfasste Absenzmeldung zählt als eine Lektion (analog zu einem gesetzten Häkchen auf der Erfassungsmaske der Lehrperson), auch wenn sie für einen längeren Zeitraum erfasst ist. Wenn die Abwesenheit einer Schülerin oder eines Schülers für mehrere Lektionen zählen soll, müssen dement- sprechend auch mehrere Absenzmeldungen erfasst werden.
4.5 Bewilligung durch die Klassenlehrperson¶
Die Absenzverwaltung durch die Klassenlehrperson geschieht unter Meine Klasse → Absenzen verwalten
Erfassen einzelner Lektionen¶
Normalerweise muss eine Klassenlehrperson keine Absenzen erfassen, da die Schülerinnen und Schüler dies selber tun. Klassenlehrpersonen können aber unter Meine Klasse → Absenzen verwalten Absenzen erfassen. So erfasste Absenzen lösen aber keine Meldung an die Erziehungsberechtigten aus - Die Idee ist, dass solche Absenzen bewilligt sind. Unter Status EAE erscheint daher auch kein Eintrag "Offen". Soll eine Bestätigungseinladung an die Erziehungsberechtigten geschickt werden, so muss diese über das Dreipunktemenü ausgelöst werden. Sobald dies geschieht, erscheint der Status "Offen".
Bewilligung vorerfasster und bestätigter Absenzen¶
Unmittelbar nach dem Eintragen einer Absenz durch die Schülerin wird diese in der Ansicht der Klassenlehrperson untger Meine Klasse → Absenzen verwalten sichtbar. Sie sieht auch, ob die Eltern den Antrag bereits bestätigt haben und kann sie im Bedarfsfall eine Erinnerungsmail auslösen.
Erscheint ein Eintrag, dass die Eltern die Absenz bestätigen oder hat die Klassenlehrperson das unterschriebene Absenzenformular erhalten und die Entschuldigung akzeptiert, kann die Absenz bewilligt werden (roter Kreis).
Falls eine Absenz fälschlich bewilligt wurde, kann die Bewilligung rückgängig gemacht werden, indem in der Absenz das Datum der Bewilligung gelöscht wird.
Sämtliche Absenzen - auch beantragte Urlaube - werden als Absenztyp Absenz eingetragen. Einzig Absenzen, die im Auftrag der Schule erfolgen oder schulischen Bezug haben (z.B. Jugend debattiert), werden als Urlaub (kein Zeugniseintrag) erfasst. Auch lange Urlauben (z.B. medical timeout) werden als Absenztyp Urlaub (kein Zeugniseintrag) erfasst, aber solche Absenzen werden von der Administration verwaltet.
Wird der Antrag abgelehnt, erfolgt eine Rückmeldung mit Begründung an die Schülerin oder den Schüler bzw. an die Erziehungsberechtigten. In diesem Fall wird ein bereits erfasster Eintrag in schulNetz durch die Klassenlehrperson wieder gelöscht.
Verarbeitung nicht vorerfasster Absenzen durch die Klassenlehrperson
Falls Absenzen durch die Fachlehrpersonen eingetragen werden, erfolgt keine automatische Benachrichtigung der Eltern (da sonst stündlich bei den Eltern eine Mail eintrudeln würde). In diesem Fall müssen die Absenzen in einem ersten Schritt durch die Klassenlehrperson verarbeitet werden. Vorher, solange diese im orange hinterlegten Bereich dargestellt sind, sind sie für die SuS nicht sichtbar, die Frist läuft jedoch bereits.
Die verschiedenen Einträge können gruppiert und verarbeitet werden.
Sollten Absenzmeldungen falsch gruppiert worden sein, können sie gelöscht werden. Die Absenzen erscheinen dann wieder im orange hinterlegten Bereich und können neu gruppiert und verarbeitet werden.
Damit die Erziehungsberechtigten die Absenz elektronisch bestätigen, muss die Klassenlehrperson den Mailversand über das Dreipunktemenü manuell auslösen, wie oben beschrieben.
5. Unvorhersehbare Absenzen¶
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Unvorhersehbare Absenzen werden durch den Schüler oder die Schülerin vor Unterrichtsbeginn eingetragen und im Kommentarfeld begründet. Wer also krankheitshalber zu Hause bleiben muss, trägt die Absenz vor Beginn der ersten Lektion auf schulNetz ein. Wenn die Absenz länger dauert, als ursprünglich eingetragen, so verlängere sie bitte rechtzeitig (bevor die Meldung abläuft).
Absenz verlängern Andernfalls gilt die Absenz als unentschuldigt. Falls das Eintragen auf schulNetz nicht möglich ist, kann die Abmeldung auch per Mail an die Klassenlehrperson und die betroffenen Fachlehrpersonen geschehen und der Eintrag später erfolgen.
Im Übrigen läuft der Entschuldigungsprozess genau gleich wie bei die Bewilligung vorhersehbarer Absenzen (siehe oben):
- der Schüler trägt die Absenz in schulNetz ein (unter Absenzen → Urlaubsantrag erfassen)
- bei minderjährigen Schüler:innen erhalten die Erziehungsberechtigten per E-Mail einen Link, mit dem sie die Absenz bestätigen können. Diesen Link erhalten die Erziehungsberechtigten auch, wenn die Fachlehrpersonen die Absenzen eintragen und die Klassenlehrperson die Absenzen anschliessend zusammenführt und verarbeitet.
- Schülerin und Klassenlehrperson sehen, ob die Bestätigung durch die Erziehungsberechtigten erfolgt ist.
- die Fachlehrperson bestätigt die Abwesenheit während der Lektion, spätestens aber innerhalb von zwei Tagen.
- Sobald die Bestätigung durch die Eltern eintrifft und durch die Klassenlehrperson akzeptiert wird, bestätigt die Klassenlehrperson die Absenz. Sobald die Absenz durch die Klassenlehrperson bestätigt ist, gilt sie als bewilligt.
6. Abgabe der Absenzen durch die Klassenlehrperson¶
Ende Semester / Ende Schuljahr werden die Absenzen durch die Klassenlehrperson aktiv abgegeben.
Es ist wichtig, dass die Klassenlehrpersonen vor der Abgabe bei der Klassenstunde "besucht" setzen.